Viele kennen die Nebenkosten als „zweite Miete“, doch wie sind Nebenkosten tatsächlich definiert? In diesem Ratgeber erhältst du einen Überblick darüber, welche Kosten umgelegt werden, wie Nebenkosten abgerechnet werden, wann Nebenkosten bezahlt werden und welche Fristen es für die Nebenkostenabrechnung gibt.
Was sind Nebenkosten?
Bei Nebenkosten unterscheidet man Nebenkosten und Betriebskosten. Zu den Nebenkosten gehören alle Kosten, die dem Vermieter durch den Besitz, die Instandhaltung und die Verwaltung seines Wohneigentums entstehen. Darunter fallen ebenfalls Steuern, Kosten für Reparaturen, den Hausmeister und Gebühren für Versicherungen. Nebenkosten werden oft nicht abgerechnet, da die meisten Kosten schon bei den Betriebskosten abgegolten werden.
Betriebskosten hingegen sind jene Kosten, die der Vermieter auf seinen Mieter in der jährlichen Betriebskostenabrechnung umlegen darf und sind nur die Nebenkosten, die dem Vermieter regelmäßig anfallen.
Welche Kosten können umgelegt werden?
All jene Betriebskosten, die in der Betriebskostenverordnung aufgeführt werden, kann der Vermieter seinen Mietern in Rechnung stellen. In der Betriebskostenverordnung werden 17 Kostenpositionen aufgelistet. Was in der Betriebskostenverordnung nicht aufgezählt wird, darf der Vermieter von seinen Mietern nicht zurückfordern. Generell gilt: Umlagefähige Nebenkosten sind in jedem Falle Kosten, die dem Vermieter fortwährend, also regelmäßig anfallen. Nicht umlagefähig sind somit Kosten, die einem Vermieter einmalig anfallen. Folgende Kosten sind auf den Mieter umlagefähig: Grundsteuer, Kosten der Wasserversorgung, der Entwässerung, der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung, der Gartenpflege, der Beleuchtung, der Schornsteinreinigung, der Sach- und Haftpflichtversicherung, Kosten des Betriebs des Personen- oder Lastenaufzugs, des Betriebs der Gemeinschafts-Antennenanlage oder Breitbandverteiler, des Betriebs der Einrichtungen für die Wäschepflege, Heizkosten, Warmwasserkosten, Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen, Kosten für den Hauswart und sonstige Kosten.
Insbesondere die „sonstigen Betriebskosten“ sorgen für viele Unklarheiten. Auch für sonstige Betriebskosten zählt, dass diese regelmäßig anfallen müssen. Sonstige Betriebskosten, die nicht in der Betriebskostenverordnung aufgezählt werden, müssen im Mietvertrag gesondert vereinbart werden.
Wie werden Nebenkosten abgerechnet?
Im Mietvertrag muss genau festgelegt werden, welche Arten von Nebenkosten der Mieter zahlen muss. Im Mietvertrag ist normalerweise auch geregelt, mit welchem Verteilerschlüssel die Kosten abgerechnet werden. Hiervon hängt ab, welcher Anteil an den Gesamtkosten vom Mieter getragen werden muss.
Dem Vermieter stehen vier Möglichkeiten zur Verfügung die Gesamtkosten auf die einzelnen Mietparteien zu verteilen: nach der Wohnfläche, der Größe des Haushaltes, dem Verbrauch oder dem Anteil an der Gesamtzahl der Wohneinheiten. Je nachdem, für welche Möglichkeit der Vermieter sich entscheidet, ergibt sich ein anderer Verteilungsschlüssel.
Wurde der Verteilerschlüssel nicht im Mietvertrag aufgeführt, gilt in der Regel: Der Verteilerschlüssel ergibt sich aus der Größe der Wohnung.
Bei der Abrechnung bilden die Heizkosten jedoch eine Ausnahme: Diese dürfen nicht pauschal abgerechnet werden und müssen zu mindestens 50 % und höchsten 70 % verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Hierfür müssen sämtliche Heizkörper mit Verbrauchszählern ausgestattet werden, sodass ein individueller Verbrauch auch individuell berechnet werden kann.
Wann müssen Nebenkosten bezahlt werden?
In der Regel verlangen die meisten Mieter entweder eine monatliche Pauschalzahlung oder eine monatliche Vorauszahlung vom Mieter. Im Falle der monatlichen Pauschalzahlung muss der Mieter keine Nachzahlung leisten, selbst wenn für den Vermieter höhere Kosten entstehen – eine Rückzahlung, wenn die Kosten niedriger ausfallen, erhält der Mieter jedoch auch nicht. Sind monatliche Vorauszahlungen vereinbart, so wird die Abschlagszahlung zusammen mit der Miete überwiesen. Diese Vorauszahlungen werden durch den Vermieter bei der jährlichen Abrechnung der Betriebskosten berücksichtigt und dementsprechend verrechnet. Sollte der Mieter mehr vorausgezahlt haben, so erhält der Mieter eine Rückzahlung. Eine Nachzahlung ist demnach fällig, sollte der Mieter zu wenig bezahlt haben.
Fristen für die Nebenkostenabrechnung
Der Vermieter hat die Abrechnung innerhalb eines Jahres nach Beendigung der Abrechnungsperiode, welche nicht zwangsläufig einem Kalenderjahr entspricht, zu erstellen und dem Mieter zukommen zu lassen. Zum Beispiel: Die Abrechnung für das Jahr 2020 muss der Mieter dementsprechend spätestens am 31.12.2021 erhalten.
Zusammenfassung:
- Bei Nebenkosten unterscheidet man Nebenkosten und Betriebskosten.
- Nebenkosten sind Kosten, die dem Vermieter durch den Besitz, die Instandhaltung und die Verwaltung seines Wohneigentums entstehen.
- Betriebskosten sind Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.
- Welche Kosten auf Mieter umgelegt werden dürfen, sind in der Betriebskostenverordnung festgelegt und umfasst 17 Kostenpositionen.
- Die Aufteilung der Gesamtkosten auf den Mieter findet gemäß der Wohnfläche statt.
- In der Regel verlangen die meisten Mieter eine monatliche Pauschalzahlung oder eine monatliche Vorauszahlung der Nebenkosten.
- Der Vermieter muss die Abrechnung innerhalb eines Jahres nach Beendigung der Abrechnungsperiode erstellen und dem Mieter zukommen lassen.
